Este trabalho foi realizado no âmbito da unidade curricular de Projeto de Arquivo, da Licenciatura Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão, do Instituto Politécnico do Porto lecionada pela Drª Milena Carvalho e o Engº Lino Oliveira. Seguindo com a segunda fase do projecto foi realizada uma análise crítica e comparativa de Aplicações de Arquivo, que foram, a SGAE (Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos), a SIADE, a csARCH, MOREQ e por último a DigitArq. Após a análise e comparação das Aplicações de Arquivo, o grupo realizou a instalação da DigitArq, esta que conta com alguns print screan no presente relatório. Foi realizada consequentemente, depois de ser feito um enquadramento teórico, uma descrição arquivística do fundo, sub-fundo e das séries. Esta descrição abordou várias zonas, como, zona de identificação, zona de contexto, zona do conteúdo e da estrutura, zona das condições de acesso e de utilização, zona da documentação associada, zona das notas, zona do controlo da descrição. Após todo o processo que envolveu a descrição arquivística dos documentos torna-se então necessário disponibilizá-los aos utilizadores através de instrumentos de acesso, sendo assim, este projecto culminou com o enquadramento teórico dos instrumentos de acesso.
Enquadramento Teórico - Descrição Arquivística
Esta fase do Projecto de Arquivo destina-se à descrição arquivística ao nível da série e sub-série do sub-fundo que nos foi atribuído, neste caso o sub-fundo da AEESEIG – Póvoa de Varzim.
Para a tarefa da descrição arquivística usamos 2 auxiliares referidos na bibliográfica recomendada: a “ISAD-G – Norma de descrição desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivos” e também as “Orientações para a Descrição Arquivística – Conjunto para aplicação das normas ISAD –G e ISAAR – CPF”.
Esta descrição será realizada do geral para o particular, com o objectivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do sub-fundo e das partes que o compõem. Torna-se assim de grande importância apresentarmos uma definição de descrição arquivista, definição esta retirada da ISAD-G onde indica que o objectivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo da documentação de arquivo, a fim de promover a sua acessibilidade. Este objectivo é conseguido através da elaboração de representações precisas e adequadas, organizadas de acordo com modelos predeterminados. Os procedimentos relacionados com a descrição podem ter início no momento da produção dos documentos – ou mesmo antes – e continuar durante o seu ciclo de vida.[1]
A descrição arquivística segue um conjunto de regras sendo elas[2]:
Descrição feita do geral para o particular, com o objectivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e das partes que o compõem;
Informação pertinente para o nível de descrição, com o objectivo de representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição;
Ligação entre descrições, com o objectivo de tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia;
Não repetição da informação, com o objectivo de evitar redundância de informação em descrições arquivísticas hierarquicamente relacionadas.
Enquadramento Teório - Fundo
De seguida procede-se à explicação dos tópicos usados na descrição do fundo e os seus objetivos tendo por base o Programa de Normalização da Descrição em Arquivo, elaborado pela Direção Geral de Arquivos.
Zona da identificação Código de referência
Identificar a unidade de descrição e estabelecer uma ligação com a descrição que a representa Título
Atribuir um título à unidade de descrição[3] Datas
Identificar e registar data da unidade de descrição Nível de descrição
Identificar e registar o nível da organização arquivística da unidade de descrição Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão)
Identificar e registar a dimensão física ou lógica e o suporte da unidade de descrição Zona do contexto Nome do produtor
Identificar o produtor da unidade de descrição História custodial e arquivística
Descrever a história da unidade de descrição arquivística que seja significativa
Fonte imediata de aquisição ou transferência
Identificar a fonte imediata de aquisição ou transferência Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo
Permitir aos utilizadores avaliar a potencial relevância da unidade de descrição Sistema de organização
Fornecer informação da estrutura interna, ordenação ou sistema de classificação da unidade de descrição. Zona das condições de acesso e de utilização Condições de acesso Fornecer informação sobre o estatuto legal ou outras disposições que restrinjam ou afetem o acesso à unidade de descrição. Instrumentos de descrição
Identificar os instrumentos de descrição referentes à unidade de descrição. Zona do controlo da descrição Nota do arquivista
Explicitar como e por quem é que foi feita realizada a descrição. Data da descrição
Data em que a descrição foi realizada e/ou revista.[4]
Enquadramento Teórico – Sub-fundo
De seguida procede-se à explicação dos campos usados na descrição do sub-fundo e os seus objetivos tendo por base o Programa de Normalização da Descrição em Arquivo, elaborado pela Direção Geral de Arquivos. Zona da identificação Código de referência
Identificar a unidade de descrição e estabelecer uma ligação com a descrição que a representa Título
Atribuir um título à unidade de descrição[5] Datas
Identificar e registar data da unidade de descrição Nível de descrição
Identificar e registar o nível da organização arquivística da unidade de descrição Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão)
Identificar e registar a dimensão física ou lógica e o suporte da unidade de descrição Zona do contexto Nome do produtor
Identificar o produtor da unidade de descrição História custodial e arquivística
Descrever a história da unidade de descrição arquivística que seja significativa Fonte imediata de aquisição ou transferência
Identificar a fonte imediata de aquisição ou transferência Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo
Permitir aos utilizadores avaliar a potencial relevância da unidade de descrição Sistema de organização
Fornecer informação da estrutura interna, ordenação ou sistema de classificação da unidade de descrição.[6] Zona das condições de acesso e de utilização Condições de acesso Fornecer informação sobre o estatuto legal ou outras disposições que restrinjam ou afetem o acesso à unidade de descrição. Instrumentos de descrição
Identificar os instrumentos de descrição referentes à unidade de descrição. Zona do controlo da descrição Nota do arquivista
Explicitar como e por quem é que foi feita realizada a descrição. Data da descrição
Data em que a descrição foi realizada ou revista[7]
Enquadramento teórico - Séries
De seguida procede-se à explicação dos campos usados na descrição das séries e os seus objetivos, tendo por base o Programa de Normalização da Descrição em Arquivo, elaborado pela Direção Geral de Arquivos. Zona da identificação Código de referência
Identificar a unidade de descrição e estabelecer uma ligação com a descrição que a representa Título
Atribuir um título à unidade de descrição[8] Datas
Identificar e registar data da unidade de descrição Nível de descrição
Identificar e registar o nível da organização arquivística da unidade de descrição Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão)
Identificar e registar a dimensão física ou lógica e o suporte da unidade de descrição Âmbito e conteúdo
Permitir aos utilizadores avaliar a potencial relevância da unidade de descrição Condições de acesso
Conceder informações sobre as restrições que afetem o acesso à unidade de descrição[9]
Plano de Classificação
0A Direcção 0A-01 Regulamentos 0A-02 Legislação 0A-03 Relatórios de Atividades 0A-04 Correspondência recebida 0A-05 Correspondência enviada 0B Assembleia-geral 0B-01 Atas 0B-02 Avisos, Convocatórias e Ofícios 0C Tesouraria e contabilidade 0C-01 Processos de Despesas 0C-02 Processos de Serviços Bancários 0C-03 Relatórios de contas 0C-04 Processos de Receitas 0D Departamento recreativo/cultural 0D-01 Atividades recreativas / culturais 0E Departamento desportivo 0E-01 Promoção e divulgação de eventos desportivos 0E-02 Formulários e Classificações de Jogos 0F Departamento social/pedagógico 0F-01 Regulamentação de concursos / cursos 0F-02 Promoção e Divulgação 0G Departamento saídas profissionais 0G-01 Divulgação de saídas profissionais 0G-02 Contactos com empresas 0H Departamento tradições académicas / Departamento Académico-Praxe 0H-01 Dinamização de actividades 0H-02 Relatório de actividades
Análise Crítica de Aplicações de Arquivo
SGAE – Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos
Para um funcionamento correto e sem falhas o SGAE deve ter em conta um conjunto de seis funcionalidades, a Classificação; a Integração; Controlos e Segurança; Retenção e Destino; Pesquisa, Recuperação e Apresentação; Requisitos de Meta-informação.
Classificação
Para a criação de um SGAE é essencial a existência de um Plano de Classificação. E, para que esse seja aplicável, é necessário que a configuração do software suporte uma estrutura classificativa como base para organizar os documentos, e que esta não seja limitada no número de níveis hierárquicos, é sugerido não ultrapassar 4 níveis. O plano de classificação é uma estrutura dinâmica, que pode ser alterada, normalmente introduzindo ou retirando níveis na hierarquia implementada. No entanto, esta tarefa deve estar apenas sob a responsabilidade do administrador do sistema. No caso das organizações descentralizadas, os serviços que estiverem fisicamente deslocados devem ter acesso, em rede por exemplo, ao mesmo plano de classificação. Os dossiês criados na estrutura de classificação recebem determinados atributos relativos a parâmetros descritivos, como título, código de classificação, entre outros. E todos os volumes e documentos aí colocados deverão automaticamente herdar esses atributos e valores. As classes e dossiês do plano de classificação têm meta informação, e essa deve ser adicionada e alterada pelo Administrador. O modelo MoReq prevê funcionalidades que pretendem facilitar a produção de informação estatística e de controlo para todas as classes de requisitos. No caso da classificação prevê-se a produção de listagens automáticas de dossiês. A eliminação de documentos envolve legislação, tal como o Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de Dezembro (Pré-arquivagem de documentação) e o Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março (Regime Geral das Incorporações).[10]
Integração
Esta funcionalidade consiste na formalização da entrada ou saída de um documento no sistema de arquivo organizacional. O SGAE tem que assegurar a integração de todos os documentos que sejam significativos para a organização. Essa decisão pode implicar uma análise que considere variáveis como o custo, benefício e riscos envolvidos. Esta integração de documentos no SGAE deve contemplar três categorias possíveis de documentos, entrados, expedidos e internos. E o processo divide-se em fases, tais como Um SGAE tem de permitir a integração de todos os elementos de meta informação definidos na configuração do sistema garantindo a sua associação ao documento de arquivo eletrónico, não pode limitar o número de documentos a armazenar num Dossiê, e podem ser organizados por volumes.[11]
Controlos e Segurança
As organizações têm de conseguir controlar quem está autorizado a aceder aos documentos de arquivo e em que circunstâncias esse acesso é permitido, dado que os documentos podem conter informação pessoal, comercial ou operacionalmente sensível. As permissões têm de ser disponibilizadas tanto em termos de funções/cargo, como em termos de utilizador. Esses procedimentos de controlo têm de permitir, apenas ao Administrador, a criação de perfis individuais e de grupo de utilizadores, se estiverem relacionados ao mesmo grupo de documentos de arquivo e/ou dossiês, podendo cada utilizador ser integrado em vários grupos de utilizadores.[12]
Retenção e Destino
Esta funcionalidade diz respeito à atribuição de um prazo de conservação administrativo e um destino final para cada documento produzido/recebido na organização. Para esta gestão documental ser correta é necessário ter tabelas de seleção, e caso a organização não disponha de uma ou não a desenvolva, terá de salvaguardar a possibilidade efetiva de incluir essa funcionalidade no sistema que adquirir, depois de este se encontrar em funcionamento.
Pesquisa, Recuperação e Apresentação
Um dos principais objetivos de um SGAE é a possibilidade de recuperação, pesquisa ou apresentação de dossiês e documentos de arquivo. Isto de forma a conseguir fazer frente às exigências de todos os utilizadores. Na Gestão Documental a função de pesquisa já é comum nas funcionalidades de aplicações, mas o sistema pretende dispor uma pesquisa e recuperação de todo o documento, dossiê, volume ou apenas a meta-informação associada. Tendo em conta que o SGAE pode conter documentos de formatos e estruturas diferentes são necessários programas que permitam a visualização, apresentação e impressão de uma série de formatos. No caso dos documentos eletrónicos, o sistema tem de conseguir apresentar os documentos recuperados numa pesquisa, mesmo que estes estejam em formatos proprietários.[13]
Requisitos de Meta-informação
Metadados, ou meta-informação, são dados capazes de descrever outros dados, dando um significado real e plausível à informação. Esta serve para enriquecer e aumentar a rapidez da pesquisa dos recursos mas também para proporcionar fiabilidade e autenticidade à informação. O MoReq não prescreve requisitos específicos para meta-informação, visto que estes variam de acordo com as necessidades de cada organização. O detalhe e a forma de integrar e gerar meta-informação tem de ser avaliado e definido dentro da organização, pela equipa que acompanhe a implementação do sistema. Existem no entanto outros esquemas de meta informação que a organização poderá adoptar, desde que estes garantam aspectos fulcrais como a autenticidade, fiabilidade e capacidade de localização e recuperação de documentos de arquivo.[14]
SIADE
Em 1998, o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT) e o Instituto de Informática estabeleceram um protocolo de cooperação do qual emergiu o programa SIADE (Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Eletrónicos), que auxilia as instituições a desenvolverem as suas capacidades na gestão de documentos de arquivo eletrónicos. Os objetivos específicos deste programa são:
Elaboração de recomendações gerais para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos, tendencialmente dirigidas à Administração Pública;
Apresentação de propostas/recomendações tendentes à elaboração e atualização legislativa específica;
Intervenção no sentido de incrementar a produção de Normas Portuguesas enquadradas em orientações e diretivas nacionais, europeias e/ou internacionais;
Definição de um modelo de integração dos sistemas de arquivo nos sistemas de informação dos organismos da Administração Pública;
O objetivo relativo à elaboração de recomendações para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos, foi considerada prioritária devido às conclusões obtidas a partir de dois inquéritos de sondagem dirigidos à Administração Pública, dos quais se concluiu que:
A gestão de documentos não é plenamente reconhecida como função organizacional;
A debilidade do controlo arquivístico não é uma característica exclusiva do universo dos documentos eletrónicos;
Por princípio, os documentos de arquivo eletrónicos não são considerados documentos principais;
Não são reconhecidos requisitos específicos diferenciadores entre sistemas de informação e sistemas de arquivo;
Não existe a preocupação de preservar, a longo prazo, o acesso aos documentos eletrónicos;
Para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos são disponibilizadas recomendações que se desenvolvem em três partes estruturantes:
O csARCH é uma plataforma de gestão de arquivos físicos que armazena toda a informação do ciclo de produção, facilita a integração de diversas ferramentas, e reaproveita toda a informação produzida nas várias fases do processo. As fases do processo englobam a recolha dos dados, a indexação, o acondicionamento, as consultas e a sua destruição.
A plataforma csARCH tem estrutura que permite vários cenários de utilização suportados por uma arquitetura forte, lógica e cost-effective que permite recolher mais valor da informação através de:
• Reduzido Esforço de Instalação e Manutenção;
• Elevada Robustez e Performance;
• Forte Capacidade de Integração;
• Implementação de Componentes de Portabilidade;
• Disponibilização de Módulo Off-Line.[16]
Este software está preparado para integrar ambientes complexos na gestão de arquivos e inventários, e recorre a tecnologia utilizada em mercados extremamente exigentes, como por exemplo a Aeronáutica e Espaço.
O csARCH está alinhado com os mais avançados conceitos de Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação resultante da parceria estabelecida com a ESEIG - Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão.
Este permite a gestão de arquivos vivos, aplicando regras de gestão aos arquivos de proximidade, e uma gestão unificada de arquivos físicos e digitais, assegurando os processos de autenticação, assinatura digital, garantia de fidelidade e integridade e controlo de alterações.[17]
MOREQ
A gestão de documentos de arquivo eletrónicos é complexa, exigindo a implementação correta de uma vasta gama de funções. Um sistema que satisfaça estas exigências – um SGAE[18] – requer software especializado. Esse software pode consistir num pacote especializado ou num determinado número de pacotes integrados; em todos os casos, serão necessários procedimentos manuais e políticas de gestão complementares. A natureza de um SGAE variará de organização para organização.
O Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrónicos (MoReq) foi elaborada com o propósito de ser aplicável a organizações do setor público e privado que pretendam adquirir um Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos (SGAE), ou que pretendam avaliar a sua capacidade.
Este modelo realça os requisitos funcionais e reconhece os atributos não funcionais para um bom funcionamento do sistema de informação. E tendo em conta essa abordagem de requisitos, o modelo deve ser totalmente genérico.
A especificação foi elaborada dando ênfase à funcionalidade, a sua intenção consistiu em desenvolver uma especificação que fosse útil na prática. Esta envolve a utilização de SGAE por parte de todo o pessoal que esteja envolvido na produção, receção e utilização de documentos de arquivo. A especificação do MoReq destina-se a ser usada por potenciais utilizadores e utilizadores de um SGAE, por organizações de formação, por instituições académicas, por fornecedores e criadores (programadores) de SGAE, por prestadores de serviços de gestão de documentos de arquivo e por potenciais utilizadores de serviços externos de gestão de documentos de arquivo.
Contudo também existem limitações da especificação, nomeadamente os requisitos incluídos que estiverem implementados devem resultar num sistema que deve gerir os documentos de arquivo eletrónicos com os níveis de confiança e integridade pretendidos, combinando as vantagens dos processos eletrónicos de trabalho com a teoria clássica de gestão de documentos de arquivo. E a especificação é deliberadamente centrada no utilizador, emprega sempre que possível o tipo de terminologia usada por quem trabalha com documentos de arquivo eletrónicos.[19]
csARCH vs MOREQ
Nesta fase irá ser feita uma comparação entre dois modelos csARCH e do MoReq, onde serão realçadas as suas caraterísticas e funcionalidades.
Para existir uma gestão documental eficiente, deve haver uma racionalização e automatização de processos de controlo de documentos, organização através de procedimentos de controlo e circulação, armazenamento, eliminação de documentos, garantia de produção e manutenção e respeitar a integridade e autenticidade da documentação. Para tal é necessária a certificação de todas as funcionalidades necessitadas, e nem sempre essas são do conhecimento das organizações e dos responsáveis por soluções informáticas.
Conceitos essenciais
Os conceitos essenciais do MoReq consistem nas componentes básicas sobre as quais vão assentar todos os processos desenvolvidos. Se uma dessas componentes é retirada, todo o sistema poderá ficar comprometido. Estes conceitos necessários à compreensão da especificação são:
documento de arquivo e documento de arquivo eletrónico;
Como unidade básica da estrutura de um SGAE temos os documentos de arquivo, e estes são constituídos por:
Conteúdo - Presente num ou em mais documentos tradicionais e/ou eletrónicos que veiculam a mensagem do documento de arquivo (texto, imagens, tabelas, gráficos, som, vídeo, hipertexto);
Estrutura - Informações armazenadas de forma a permitir aos futuros utilizadores compreenderem os documentos. É composta pelo formato e relações entre os elementos que compõem o documento de arquivo e que deve permanecer intacta);
Contexto - O ambiente organizacional, funcional e tecnológico em que o documento de arquivo é produzido. Está descrito no próprio documento de arquivo ou num documento adicional, e pode incluir informação técnica (ambiente de hardware e software), informação sobre os dados e relações com outros documentos, e descrição do contexto administrativo;
Apresentação - Depende de uma combinação dos conteúdos dos documentos de arquivo, da sua estrutura e (no caso dos documentos de arquivo eletrónicos) do software utilizado para a expor.
MoReq defende que um documento passa a ser de arquivo quando é integrado no sistema, e aí passa a ter existência formal para a organização. Um documento que ainda não tenha sido comunicado e validado no sistema é um documento, mas não de arquivo. Durante a integração do documento é feita a classificação dos documentos de arquivo, são associados à classe a que pertencem, e são atribuídos códigos em conformidade, permitindo ao SGAE geri-los. Um sistema de Gestão Documental deve suportar duas funcionalidades importantes, a possibilidade de diferenciação prática entre um documento e um documento de arquivo, definida pelo ato de capturar ou registar um documento, e a capacidade de atribuir meta-informação aos documentos de arquivo.[21]
Dossiês e volumes eletrónicos
No MoReq um dossier é um conjunto de documentos de arquivo relacionados entre si, tratados como uma unidade lógica agregada, por se reportarem a uma mesma ação, a um assunto determinado, por serem tipologicamente idênticos. Pode equivaler a um processo (no caso de conter documentos relacionados em função de um caso ou ação) ou a uma coleção (no caso de conter documentos autónomos mas tipologicamente e funcionalmente equivalentes). Alguns exemplos de dossiers são processos de obras, onde se encontram memórias descritivas, plantas, fotografias, requerimentos, pareceres técnicos, ofícios, informações, requerimento, fichas de elementos estatísticos, etc.; ou uma coleção de faturas relativas a diferentes entidades organizadas cronologicamente.[22]
Plano de classificação
Um plano de classificação é uma ferramenta estruturante do arquivo de uma organização. Uma gestão documental deve apoiar-se num sistema de classificação que permita a colocação virtual de documentos de acordo com os critérios do quadro de classificação. Os documentos de arquivo devem ser agregados em dossiês de forma estruturada, de forma a refletir funções e atividades da organização. Normalmente, este constitui uma hierarquia, embora possa conter um léxico de apoio e não ser hierárquico. O MoReq incide na perspectiva hierárquica.[23]
Classe
A especificação MoReq utiliza o conceito “classe” para descrever a parte de uma hierarquia de níveis. Podemos fazer a comparação de uma classe de uma hierarquia a um ramo de uma árvore, onde uma classe pode conter outras classes, tal como uma série contém sub-séries. Este termo como linha hierárquica pode ser eficazmente utilizado para representar níveis de permissão de acesso aos documentos contidos numa classe de um plano de classificação. Num SGAE determinadas linhas hierárquicas podem ser associadas a um serviço e/ou função, não evitando a necessidade de toda a organização aceder ao plano de classificação por completo.[24]
Funções de utilizador
O MoReq identifica dois tipos de utilizador, o “Utilizador” que corresponde a qualquer pessoa com autorização, que elaboram, recebem, analisam e utilizam documentos de arquivo e que controlam o SGAE; e o “Administrador” que diz respeito ao responsável pela gestão de documentos de arquivo armazenados no SGAE e o próprio sistema. A maioria das organizações disporá de mais do que uma pessoa nestas funções; e muitas organizações definirão vários tipos de utilizador e mais que uma responsabilidade de administração do sistema.[25]
Após a descrição das funcionalidades do MoReq, é necessário verificar se o csARCH cumpre todas as funcionalidades propostas. Relativamente ao parâmetro de Documento e Documento de Arquivo, o csARCH não permite obter informações sobre o contexto e apresentação dos documento e não gere documentos que não são considerados documentos de arquivo, logo os requisitos do Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos (SGAE) também não são cumpridos como deviam. Contudo permite a captura de documentos de arquivo, sendo um ponto favorável. Nos Dossiers e Volumes Eletrónicos, os requisitos são cumpridos pois permitem a gestão desse mesmo tipo de documentos. No Plano de Classificação, o csARCH possibilita a identificação por códigos da unidade orgânica que produz a documentação, logo os requisitos são cumpridos. No parâmetro da Classe, este modelo também consegue descrever classes com esta aplicação. E relativamente às funções de utilizador, o csARCH também possibilita dois tipos de utilizadores, logo os requisitos são cumpridos.
DigitArq
A plataforma de software DIGITARQ foi desenvolvida pelo Arquivo Distrital do Porto, sob a administração da Direcção-Geral de Arquivos e o apoio da Universidade do Minho. Trata-se de uma plataforma livre e gratuita e os seus objetivos são: permitir a simplificação na utilização de uma aplicação de gestão de arquivos definitivos e dinamizar o mercado informático nesta área.[27]
A solução assenta em quatro normas internacionais fundamentais:
ISAD(G) – International Standard Archival Description
EAD – Encoded Archival Description
ISAAR – International Standard Archival Authorities Records (Corporate, Persons, Families)
EAC – Encoded Archival Context
A plataforma DIGITARQ está a ser distribuída em duas versões: versão monoposto e cliente-servidor. A versão monoposto destina-se a pequenos arquivos com poucos recursos e/ou requisitos em termos de produção, gestão e disseminação de informação. A versão cliente-servidor destina-se a arquivos de médio e grande porte e oferece um conjunto de funcionalidades avançadas como o trabalho colaborativo, gestão de utilizadores, avaliação de produtividade, publicação de informação na Web, entre outras.[28]
Ambas as distribuições do DIGITARQ são compostas por módulos independentes que serão instalados consoante os requisitos do cliente.
No nosso caso o módulo que nos interessa é o Módulo de Descrição Arquivística pois implementa funcionalidades avançadas como gestão automática de identificadores, validação automática de descrições, gestão de espaço físico do arquivo, emissão de relatórios, importação/exportação de auxiliares de pesquisa para EAD, entre outras.[29]
Instalação DigitArq
Para a instalar o DigitArq é necessário fazer o download do software na página web[30]. Após o download deste software é necessário descompacta-lo e para instalar clica-se no ficheiro autorun.exe da pasta autorun. Ao clicar neste ficheiro instala-se as aplicações requeridas pelos passos demonstrados, reiniciando o computador após a instalação de cada uma. O grupo de trabalho tentou a instalação do software em três portáteis, mas sem sucesso. Ilustração 1 - Erro instalação DigitArq Perante estes erros, tentou-se a instalação num computador mais antigo, com sucesso. Foi possível elaborar a descrição arquivística do fundo, do sub-fundo e das séries com êxito. Apesar de a descrição arquivística ser possível efectuar, algumas funcionalidades do programa não foram possíveis realizar, apresentando o erro representado na Ilustração 2. Ilustração 2 Erro DigitArq
O grupo ao longo da elaboração do trabalho não conseguiu perceber se o erro apresentado comprometeu a descrição arquivística.
Descrição Arquivística
Fundo
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG (fundo) Título
Arquivo da Associação de Estudantes da ESEIG Datas
[1991-2007] Nível de descrição Fundo Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão) 55 capas Zona do contexto Nome do produtor Associação de Estudantes da Escola Superior e Estudos Industriais e de Gestão História administrativa/bibliográfica/familiar
A escola superior de estudos industriais e de gestão – ESEIG – trata-se de uma instituição de ensino superior pertencente ao instituto politécnico do porto. A ESEIG foi fundada no ano de 1990 e criada pelo decreto-lei de 4 de Janeiro.
Primeiramente em 1991 a ESEIG encontrava-se dividida em dois núcleos autónomos: o núcleo de Vila do Conde e o núcleo da Póvoa de Varzim, cidades vizinhas. E em cada um destes núcleos possuía uma associação de estudantes.
No ano de 2001 deu-se a fusão dos dois núcleos num edifício criado de raiz localizado na fronteira entre os concelhos da Póvoa de Varzim e de Vila do Conde. As novas instalações estão dotadas de todas as infra-estruturas, espaços e equipamentos necessários ao bom funcionamento dos cursos já implementados, bem como ao de outros que virão a funcionar num futuro próximo, de forma a permitir a atualização e expansão da escola. A ESEIG possui atualmente 1.100 alunos e mais de 100 docentes. História custodial e arquivística
A documentação, com a exceção da que se encontra no arquivo corrente, está armazenada em dois armários da escola superior de estudos industriais e de gestão, localizados na sala B204, em 55 capas e algumas folhas soltas. Esta documentação forma um arquivo definitivo, pois os documentos nele inserido já não possuem valor administrativo e os que devem ser conservados permanentemente possuem apenas valor probatório, informativo ou para fins de investigação.
O fundo da associação de estudantes está dividido em quatro sub-fundos: ESEIG-VC 1991-1998; ESEIG-VC 1999-2001; ESEIG-PV 1991-2001; ESEIG-VC 2002-2007. Depois da junção dos dois pólos, em 2001 a documentação foi armazenada na garagem da ESEIG em caixotes. No ano de 2004 foi transferida para a sala B204, sendo armazenada em dois armários. Fonte imediata de aquisição ou transferência Incorporação extraordinária. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo
Este fundo é composto por 55 capas que integram diversas tipologias documentais que dizem respeito à documentação produzida e recebida no âmbito do exercício das funções dos vários departamentos, tais como: atas, despachos, regulamentos, relatórios, correspondência, convites, publicações, estatutos, organização de atividades, entre outros. Este fundo está subdividido em 4 sub-fundos: ESEIG-VC 1991-1998; ESEIG-VC 1999-2001; ESEIG-PV 1991-2001; ESEIG-VC 2002-2007. Avaliação, seleção e eliminação
Não existe nenhum tipo de avaliação, seleção e eliminação a nível do fundo. Contudo foi realizada a proposta a tabela de seleção para a avaliação e eliminação relativamente à documentação de todos os sub-fundos da associação de estudantes da escola superior de estudos industriais e de gestão. Esta foi elaborada pelos alunos do 3ºano da licenciatura em Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação no âmbito da unidade curricular Projeto de Arquivo. Ingressos adicionais Não se prevê ingressos adicionais. Sistema de organização A organização do fundo respeita o princípio da proveniência e da ordem original, e aquando da consulta da documentação por parte do grupo de trabalho verificamos que estava parcialmente ordenado cronologicamente, dividido em várias séries. Zona das condições de acesso e de utilização Condições de acesso A documentação está apenas disponível para a AEESEIG, alguns docentes do curso de CTDI e os alunos do mesmo curso a quem lhes seja atribuído o projeto de organização do mesmo. Condições de reprodução A reprodução de documentos está sujeita a algumas restrições. Apenas mediante autorização superior é que os documentos podem ser reproduzidos. Idioma/escrita Português, inglês e espanhol. Caraterísticas físicas e requisitos técnicos A documentação encontra-se quase toda ela em boas condições, contudo as condições em que estão armazenadas não são as melhores, pelo que já se nota alguns sinais de deterioração em alguns materiais. Instrumentos de descrição Não existe nenhum tipo de instrumento de descrição para este fundo. Zona da documentação associada Existência e localização dos originais
Os documentos originais do sub-fundo AEESEIG-PV (1991-2001) encontram-se na Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão localizados na sala b204 em dois armários.
Existência e localização de cópias Não aplicável. Unidades de descrição relacionadas Não aplicável. Nota de publicação Não aplicável.
Zona das notas Notas Não aplicável.
Zona do controlo da descrição Nota do arquivista
A descrição arquivística foi realizada pelos alunos do 3º ano da licenciatura em Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação (CTDI), no ano letivo de 2011/2012, no âmbito da disciplina de Projecto de Arquivo (PA), com base na ISAD (G) nas orientações para a descrição arquivística. Regras ou convenções
Conselho Internacional de Arquivos - ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística: adotada pelo Comité de Normas de Descrição. Trad. Grupo de trabalho para a normalização da descrição em arquivo. 2ª ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, 2002.
Direção Geral de Arquivos. Programa de Normalização da Descrição em Arquivo; grupo de trabalho de normalização da descrição em arquivo –Orientações para a Descrição Arquivística. 2.ª v. Lisboa: DGARQ, 2007.
Data da descrição
A data de descrição é 28-05-2012.
Sub-Fundo
Zona da identificação Código de referência
PT/ESEIG/AEESEIG-PV Título
Associação de Estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão – pólo Póvoa de Varzim Datas
[1991-2001] Nível de descrição Sub-fundo Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão) Documentos de arquivo 15 capas, 1480 documentos Zona do contexto Nome do produtor
Associação de Estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão – pólo Póvoa de Varzim História custodial e arquivística
ESEIG - PV (sub-fundo referente à associação de estudantes de Póvoa de Varzim entre os anos 1991-2001, com os estatutos de 1991) – arquivo definitivo. Fonte imediata de aquisição ou transferência Incorporação extraordinária. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo
O sub-fundo da AEESEIG-PV, distingue-se por ser um fundo histórico visto que esta associação foi extinta depois da junção dos 2 pólos da ESEIG em 2001, logo está num período de inatividade. Este sub-fundo apresenta documentação referente a todas as atividades e departamentos pertencentes da AEESEIG-PV durante os seus anos de funcionamento (atas, faturas, recibos, etc). Sistema de organização Documentação distribuída por 8 seções, 20 séries. Zona das condições de acesso e de utilização Condições de acesso Documentação existente na sala B204 da ESEIG, e acesso permitido perante autorização de docentes. Instrumentos de descrição Inventário Zona do controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade) Data da descrição
02-06-2012
Séries
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG/0A-01 (série) Título
Regulamentos Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 42 Documentos em suporte papel Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por vários estatutos e regulamentos que dizem respeito à AEESEIG-PV Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0A-02 (série) Título
Legislação Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 19 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por vários Diários da República relevantes para a AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0A-03 (série) Título
Relatórios de Atividades Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 38 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por vários relatórios de actividades respeitantes à gestão e administração da AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está organizada numa colecção, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0A-04 (série) Título
Correspondência recebida Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 133 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta pela documentação recebida pela AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0A-05 (série) Título
Correspondência enviada Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 142 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta pela documentação enviada pela AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0B-01 (série) Título
Atas Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 74 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por atas de reuniões produzidas pela AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0B-05 (série) Título
Avisos, Convocatórias e Ofícios Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 60 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por avisos, convocatórias e ofícios recebidos e produzidos pela AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0C-01 (série) Título
Processos de Despesas Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 594 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por documentos relativos a processos de despesas da AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0A-02 (série) Título
Processos de Serviços Bancários Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 20 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta pela documentação relativa a processos de serviços bancários da AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0C-03 (série) Título
Relatórios de contas Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 6 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por relatórios de contas da AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0C-04 (série) Título
Processos de Receitas Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 2 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por documentação comprovante de processos de receitas da AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0D-01 (série) Título
Atividades recreativas / culturais Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 144 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta pela documentação relativa à realização e promoção de atividades recreativas e culturais em envolvem a AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0E-01 (série) Título
Promoção e divulgação de eventos desportivos Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 25 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por documentos de promoção e divulgação de eventos desportivos em que a AEESEIG-PV se envolveu. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0E-02 (série) Título
Formulários e Classificações de Jogos Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 7 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por formulários e classificações de jogos em que a AEESEIG-PV se envolveu. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0F-01 (série) Título
Regulamentação de concursos / cursos Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 18 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por documentos que regulamentam concursos públicos e os cursos da ESEIG, que se encontram na posse da AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0G-01 (série) Título
Promoção e Divulgação Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 97 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta pela documentação relativa a promoção e divulgação de eventos, programas diversos. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0G-01 (série) Título
Divulgação de saídas profissionais Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 7 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por anúncios de ofertas de emprego na posse da AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0G-02 (série) Título
Contactos com empresas Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 15 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por documentos relativos a contactos com empresas e a AEESEIG-PV. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0H-01 (série) Título
Dinamização de atividades Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 26 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por documentos relativos à dinamização de atividades em que a AEESEIG-PV esteve envolvida. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0H-02 (série) Título
Relatórios de atividades Datas
1991-2001 Nível de descrição Série Dimensão e suporte 2 Documentos em suporte papel. Zona do conteúdo e da estrutura Âmbito e conteúdo Esta série é composta por relatórios de actividades académicas e praxistas que a AEESEIG-PV esteve envolvida. Organização e ordenação A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente. Zona das notas Notas
Não aplicável. Zona de controlo da descrição Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Enquadramento Teórico - Instrumentos de Acesso
Após todo o processo que envolveu a descrição arquivística dos documentos torna-se então necessário disponibilizá-los aos utilizadores através de instrumentos de acesso, estes devem permitir uma pesquisa com rigor da informação contida nos documentos.
Entre diversos instrumentos de acesso é necessário averiguar qual será o mais adequado, tendo em conta a sua utilização, à unidade arquivística em estudo. Esse processo é realizado através de uma análise onde são abordados quatro parâmetros, o âmbito que o documento é utilizado, a estrutura interna das unidades arquivísticas presentes no conteúdo informacional, o ponto de acesso à informação como meio de ordenação de descrições e a finalidade dos documentos.
Dentro destes instrumentos podemos enumerar os inventários, índices, catálogos, que podem ser em suporte eletrónico, listas provisórias da documentação ou guias de fundos. Mas desses existem quatro que podemos realçar como mais importantes os inventários, guias, índices e catálogos.
Os inventários são dos instrumentos mais antigos, com uma estrutura em forma de lista da numeração dos documentos, revelando uma pesquisa simples e rápida com a identificação e localização do documento. Os guias de fundos costumam ser o instrumento de pesquisa que um arquivo opta por produzir primeiro, estes contêm toda a estrutura do acervo e todas as informações práticas e específicas do mesmo para servirem de orientação para os utilizadores. Os índices têm semelhanças aos inventários, todavia listam em ordem cronológica com termos de entrada ou conceitos, que atualmente denominamos de pontos de acesso, um breve resumo do conteúdo informacional dos documentos e, por fim, um elemento de localização. Os catálogos responsabilizam-se sobretudo pela localização específica de acervos, dando seguimento à descrição da série que foi realizada com o inventário.[31]
Instrumentos de Acesso no Arquivo da ESEIG-PV (1991-2001)
Depois da reflexão e análise sobre qual o instrumento de acesso adequado ao nosso projeto, optamos pelo inventário pois este além de ser um instrumento simples, ter uma longa duração e permitir o total acesso aos documentos do aquivo, apoia-se no plano de classificação aplicado ao sub-fundo pelo grupo.
O inventário do sub-fundo da ESEIG-PV apresenta-se sob a forma de uma lista, onde descreve as respetivas séries, o volume dos documentos, as atividades de cada titular, as datas limite e os critérios de classificação e de ordenação. Na realização deste instrumento o grupo utilizou a ferramenta DigitArq.[32]
Conclusão
A segunda parte deste trabalho prático consistiu e baseou-se fundamentalmente, em primeiro lugar, por fazer o enquadramento teórico da descrição arquivística, passando pelo fundo, sub-fundo e pelas séries.
Com intuito de saber quais as vantagens e desvantagens das Aplicações de Arquivo foi realizado pelo grupo, um levantamento de várias aplicações e consequentemente foi efectuado o registo das características.
Devido a problemas técnicos, nesta fase, o procedimento que demorou e nos proporcionou mais dificuldades foi a instalação da DigitArq, tendo desta forma que recorrer a várias medidas para vermos este procedimento realizado.
Relativamente à descrição arquivística, ocorreu sem problemas apesar de ter sido um procedimento demorado.
Concluímos esta fase com o enquadramento teórico dos instrumentos de acesso.
[1]ISAD (G) Norma geral internacional de descrição arquivística. pag.19 [2]Direcção Geral de Arquivos. Orientações para a descrição arquivística. 2.ª v. Lisboa: DGARQ, 2007. pag. 20 [3] ISAD (G) Norma geral internacional de descrição arquivística. Adaptada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo: Suécia, 19-22 de Setembro de 1999. Segunda Edição. Lisboa: IAN/TT, 2002 [4] ISAD (G) Norma geral internacional de descrição arquivística. Adaptada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo: Suécia, 19-22 de Setembro de 1999. Segunda Edição. Lisboa: IAN/TT, 2002 [5] Idem [6] Idem [7] Idem [8] Idem [9] Idem [10]INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de Gestão de Arquivos. Lisboa: IAN/TT, pag.20, 2006. [11] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de Gestão de Arquivos. Lisboa: IAN/TT, pag.24, 2006. [12] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de Gestão de Arquivos. Lisboa: IAN/TT, pag.29, 2006. [13] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de Gestão de Arquivos. Lisboa: IAN/TT, pag.41, 2006. [14] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de Gestão de Arquivos. Lisboa: IAN/TT, pag.43, 2006. [15]Programa SIADE [Em Linha], [Consult. 8 Jun. 2012] Disponível em www:URL:< http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno1.pdf> [16]csARCH [Em linha]. [Consultado 7 de Jun. 2012] Disponível na WWW <URL: http://www.criticalsoftware.com.br/products_services/csarch/> [17]Gestão de Arquivos Físicos: csARCH [Em linha]. [Consult. 7 Jun. 2012] Disponível na Internet <URL:
http://69.89.31.227/~sitesvar/cswro/files/flyers/csarch_pt.pdf> [18] SGAE - Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos [19]Programa SIADE [Em Linha], [Consult. 8 Jun. 2012] Disponível em www:URL:< http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno2.pdf> [20] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas de electrónico de sistemas de gestão de arquivos. Lisboa: IAN/TT, 2006. [21] Idem [22] Idem [23] Idem [24] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas de eletrónico de sistemas de gestão de arquivos. Lisboa: IAN/TT, 2006. [25] Idem [26] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Moreq: modelo de requisitos para a gestão de arquivos electrónicos. [Em linha]. Lisboa: IAN/TT, 2002. [Consult. 9 Jun 2012]. Disponível em WWW: <URL: http://www.iantt.pt> [27]Digitarq [Em linha] [Consult. em 10 Jun. 2012]. Disponível em www: <http://digitarq.pt/> [28] FERROS, Luís Miguel – DIGITARQ Cliente-Servidor, Manual de instalação. Braga: Keep Solutions, pag.5, 2009. [29] FERROS, Luís Miguel – DIGITARQ Cliente-Servidor, Manual de instalação. Braga: Keep Solutions, pag.6, 2009. [30] DigitArq [Em linha] [Consul. Em 2 Junho. 2012]. Disponível em WWW:< http://digitarq.pt/> [31] pa1011-g3 - Instrumentos de Acesso [Em Linha], [Consult. 10 Jun. 2012] Disponível em WWW: URL:<http://pa1011-g3.wikispaces.com/Instrumentos+de+Acesso> [32] pa1011-g3 - Instrumentos de Acesso [Em Linha], [Consult. 10 Jun. 2012] Disponível em WWW: URL:<http://pa1011-g3.wikispaces.com/Instrumentos+de+Acesso>
Introdução
Este trabalho foi realizado no âmbito da unidade curricular de Projeto de Arquivo, da Licenciatura Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão, do Instituto Politécnico do Porto lecionada pela Drª Milena Carvalho e o Engº Lino Oliveira.
Seguindo com a segunda fase do projecto foi realizada uma análise crítica e comparativa de Aplicações de Arquivo, que foram, a SGAE (Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos), a SIADE, a csARCH, MOREQ e por último a DigitArq.
Após a análise e comparação das Aplicações de Arquivo, o grupo realizou a instalação da DigitArq, esta que conta com alguns print screan no presente relatório.
Foi realizada consequentemente, depois de ser feito um enquadramento teórico, uma descrição arquivística do fundo, sub-fundo e das séries. Esta descrição abordou várias zonas, como, zona de identificação, zona de contexto, zona do conteúdo e da estrutura, zona das condições de acesso e de utilização, zona da documentação associada, zona das notas, zona do controlo da descrição.
Após todo o processo que envolveu a descrição arquivística dos documentos torna-se então necessário disponibilizá-los aos utilizadores através de instrumentos de acesso, sendo assim, este projecto culminou com o enquadramento teórico dos instrumentos de acesso.
Enquadramento Teórico - Descrição Arquivística
Esta fase do Projecto de Arquivo destina-se à descrição arquivística ao nível da série e sub-série do sub-fundo que nos foi atribuído, neste caso o sub-fundo da AEESEIG – Póvoa de Varzim.
Para a tarefa da descrição arquivística usamos 2 auxiliares referidos na bibliográfica recomendada: a “ISAD-G – Norma de descrição desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivos” e também as “Orientações para a Descrição Arquivística – Conjunto para aplicação das normas ISAD –G e ISAAR – CPF”.
Esta descrição será realizada do geral para o particular, com o objectivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do sub-fundo e das partes que o compõem. Torna-se assim de grande importância apresentarmos uma definição de descrição arquivista, definição esta retirada da ISAD-G onde indica que o objectivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo da documentação de arquivo, a fim de promover a sua acessibilidade. Este objectivo é conseguido através da elaboração de representações precisas e adequadas, organizadas de acordo com modelos predeterminados. Os procedimentos relacionados com a descrição podem ter início no momento da produção dos documentos – ou mesmo antes – e continuar durante o seu ciclo de vida.[1]
A descrição arquivística segue um conjunto de regras sendo elas[2]:
Enquadramento Teório - Fundo
De seguida procede-se à explicação dos tópicos usados na descrição do fundo e os seus objetivos tendo por base o Programa de Normalização da Descrição em Arquivo, elaborado pela Direção Geral de Arquivos.
Zona da identificação
Código de referência
Identificar a unidade de descrição e estabelecer uma ligação com a descrição que a representa
Título
Atribuir um título à unidade de descrição[3]
Datas
Identificar e registar data da unidade de descrição
Nível de descrição
Identificar e registar o nível da organização arquivística da unidade de descrição
Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão)
Identificar e registar a dimensão física ou lógica e o suporte da unidade de descrição
Zona do contexto
Nome do produtor
Identificar o produtor da unidade de descrição
História custodial e arquivística
Descrever a história da unidade de descrição arquivística que seja significativa
Fonte imediata de aquisição ou transferência
Identificar a fonte imediata de aquisição ou transferência
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Permitir aos utilizadores avaliar a potencial relevância da unidade de descrição
Sistema de organização
Fornecer informação da estrutura interna, ordenação ou sistema de classificação da unidade de descrição.
Zona das condições de acesso e de utilização
Condições de acesso
Fornecer informação sobre o estatuto legal ou outras disposições que restrinjam ou afetem o acesso à unidade de descrição.
Instrumentos de descrição
Identificar os instrumentos de descrição referentes à unidade de descrição.
Zona do controlo da descrição
Nota do arquivista
Explicitar como e por quem é que foi feita realizada a descrição.
Data da descrição
Data em que a descrição foi realizada e/ou revista.[4]
Enquadramento Teórico – Sub-fundo
De seguida procede-se à explicação dos campos usados na descrição do sub-fundo e os seus objetivos tendo por base o Programa de Normalização da Descrição em Arquivo, elaborado pela Direção Geral de Arquivos.
Zona da identificação
Código de referência
Identificar a unidade de descrição e estabelecer uma ligação com a descrição que a representa
Título
Atribuir um título à unidade de descrição[5]
Datas
Identificar e registar data da unidade de descrição
Nível de descrição
Identificar e registar o nível da organização arquivística da unidade de descrição
Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão)
Identificar e registar a dimensão física ou lógica e o suporte da unidade de descrição
Zona do contexto
Nome do produtor
Identificar o produtor da unidade de descrição
História custodial e arquivística
Descrever a história da unidade de descrição arquivística que seja significativa
Fonte imediata de aquisição ou transferência
Identificar a fonte imediata de aquisição ou transferência
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Permitir aos utilizadores avaliar a potencial relevância da unidade de descrição
Sistema de organização
Fornecer informação da estrutura interna, ordenação ou sistema de classificação da unidade de descrição.[6]
Zona das condições de acesso e de utilização
Condições de acesso
Fornecer informação sobre o estatuto legal ou outras disposições que restrinjam ou afetem o acesso à unidade de descrição.
Instrumentos de descrição
Identificar os instrumentos de descrição referentes à unidade de descrição.
Zona do controlo da descrição
Nota do arquivista
Explicitar como e por quem é que foi feita realizada a descrição.
Data da descrição
Data em que a descrição foi realizada ou revista[7]
Enquadramento teórico - Séries
De seguida procede-se à explicação dos campos usados na descrição das séries e os seus objetivos, tendo por base o Programa de Normalização da Descrição em Arquivo, elaborado pela Direção Geral de Arquivos.
Zona da identificação
Código de referência
Identificar a unidade de descrição e estabelecer uma ligação com a descrição que a representa
Título
Atribuir um título à unidade de descrição[8]
Datas
Identificar e registar data da unidade de descrição
Nível de descrição
Identificar e registar o nível da organização arquivística da unidade de descrição
Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão)
Identificar e registar a dimensão física ou lógica e o suporte da unidade de descrição
Âmbito e conteúdo
Permitir aos utilizadores avaliar a potencial relevância da unidade de descrição
Condições de acesso
Conceder informações sobre as restrições que afetem o acesso à unidade de descrição[9]
Plano de Classificação
0A Direcção
0A-01 Regulamentos
0A-02 Legislação
0A-03 Relatórios de Atividades
0A-04 Correspondência recebida
0A-05 Correspondência enviada
0B Assembleia-geral
0B-01 Atas
0B-02 Avisos, Convocatórias e Ofícios
0C Tesouraria e contabilidade
0C-01 Processos de Despesas
0C-02 Processos de Serviços Bancários
0C-03 Relatórios de contas
0C-04 Processos de Receitas
0D Departamento recreativo/cultural
0D-01 Atividades recreativas / culturais
0E Departamento desportivo
0E-01 Promoção e divulgação de eventos desportivos
0E-02 Formulários e Classificações de Jogos
0F Departamento social/pedagógico
0F-01 Regulamentação de concursos / cursos
0F-02 Promoção e Divulgação
0G Departamento saídas profissionais
0G-01 Divulgação de saídas profissionais
0G-02 Contactos com empresas
0H Departamento tradições académicas / Departamento Académico-Praxe
0H-01 Dinamização de actividades
0H-02 Relatório de actividades
Análise Crítica de Aplicações de Arquivo
SGAE – Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos
Para um funcionamento correto e sem falhas o SGAE deve ter em conta um conjunto de seis funcionalidades, a Classificação; a Integração; Controlos e Segurança; Retenção e Destino; Pesquisa, Recuperação e Apresentação; Requisitos de Meta-informação.
- Classificação
Para a criação de um SGAE é essencial a existência de um Plano de Classificação. E, para que esse seja aplicável, é necessário que a configuração do software suporte uma estrutura classificativa como base para organizar os documentos, e que esta não seja limitada no número de níveis hierárquicos, é sugerido não ultrapassar 4 níveis.O plano de classificação é uma estrutura dinâmica, que pode ser alterada, normalmente introduzindo ou retirando níveis na hierarquia implementada. No entanto, esta tarefa deve estar apenas sob a responsabilidade do administrador do sistema.
No caso das organizações descentralizadas, os serviços que estiverem fisicamente deslocados devem ter acesso, em rede por exemplo, ao mesmo plano de classificação. Os dossiês criados na estrutura de classificação recebem determinados atributos relativos a parâmetros descritivos, como título, código de classificação, entre outros. E todos os volumes e documentos aí colocados deverão automaticamente herdar esses atributos e valores.
As classes e dossiês do plano de classificação têm meta informação, e essa deve ser adicionada e alterada pelo Administrador. O modelo MoReq prevê funcionalidades que pretendem facilitar a produção de informação estatística e de controlo para todas as classes de requisitos. No caso da classificação prevê-se a produção de listagens automáticas de dossiês.
A eliminação de documentos envolve legislação, tal como o Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de Dezembro (Pré-arquivagem de documentação) e o Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março (Regime Geral das Incorporações).[10]
- Integração
Esta funcionalidade consiste na formalização da entrada ou saída de um documento no sistema de arquivo organizacional. O SGAE tem que assegurar a integração de todos os documentos que sejam significativos para a organização. Essa decisão pode implicar uma análise que considere variáveis como o custo, benefício e riscos envolvidos.Esta integração de documentos no SGAE deve contemplar três categorias possíveis de documentos, entrados, expedidos e internos. E o processo divide-se em fases, tais como
Um SGAE tem de permitir a integração de todos os elementos de meta informação definidos na configuração do sistema garantindo a sua associação ao documento de arquivo eletrónico, não pode limitar o número de documentos a armazenar num Dossiê, e podem ser organizados por volumes.[11]
- Controlos e Segurança
As organizações têm de conseguir controlar quem está autorizado a aceder aos documentos de arquivo e em que circunstâncias esse acesso é permitido, dado que os documentos podem conter informação pessoal, comercial ou operacionalmente sensível.As permissões têm de ser disponibilizadas tanto em termos de funções/cargo, como em termos de utilizador. Esses procedimentos de controlo têm de permitir, apenas ao Administrador, a criação de perfis individuais e de grupo de utilizadores, se estiverem relacionados ao mesmo grupo de documentos de arquivo e/ou dossiês, podendo cada utilizador ser integrado em vários grupos de utilizadores.[12]
- Retenção e Destino
Esta funcionalidade diz respeito à atribuição de um prazo de conservação administrativo e um destino final para cada documento produzido/recebido na organização. Para esta gestão documental ser correta é necessário ter tabelas de seleção, e caso a organização não disponha de uma ou não a desenvolva, terá de salvaguardar a possibilidade efetiva de incluir essa funcionalidade no sistema que adquirir, depois de este se encontrar em funcionamento.- Pesquisa, Recuperação e Apresentação
Um dos principais objetivos de um SGAE é a possibilidade de recuperação, pesquisa ou apresentação de dossiês e documentos de arquivo. Isto de forma a conseguir fazer frente às exigências de todos os utilizadores. Na Gestão Documental a função de pesquisa já é comum nas funcionalidades de aplicações, mas o sistema pretende dispor uma pesquisa e recuperação de todo o documento, dossiê, volume ou apenas a meta-informação associada.Tendo em conta que o SGAE pode conter documentos de formatos e estruturas diferentes são necessários programas que permitam a visualização, apresentação e impressão de uma série de formatos. No caso dos documentos eletrónicos, o sistema tem de conseguir apresentar os documentos recuperados numa pesquisa, mesmo que estes estejam em formatos proprietários.[13]
- Requisitos de Meta-informação
Metadados, ou meta-informação, são dados capazes de descrever outros dados, dando um significado real e plausível à informação. Esta serve para enriquecer e aumentar a rapidez da pesquisa dos recursos mas também para proporcionar fiabilidade e autenticidade à informação. O MoReq não prescreve requisitos específicos para meta-informação, visto que estes variam de acordo com as necessidades de cada organização. O detalhe e a forma de integrar e gerar meta-informação tem de ser avaliado e definido dentro da organização, pela equipa que acompanhe a implementação do sistema.Existem no entanto outros esquemas de meta informação que a organização poderá adoptar, desde que estes garantam aspectos fulcrais como a autenticidade, fiabilidade e capacidade de localização e recuperação de documentos de arquivo.[14]
SIADE
Em 1998, o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT) e o Instituto de Informática estabeleceram um protocolo de cooperação do qual emergiu o programa SIADE (Sistemas de Informação de Arquivo e Documentos Eletrónicos), que auxilia as instituições a desenvolverem as suas capacidades na gestão de documentos de arquivo eletrónicos. Os objetivos específicos deste programa são:
- Elaboração de recomendações gerais para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos, tendencialmente dirigidas à Administração Pública;
- Apresentação de propostas/recomendações tendentes à elaboração e atualização legislativa específica;
- Intervenção no sentido de incrementar a produção de Normas Portuguesas enquadradas em orientações e diretivas nacionais, europeias e/ou internacionais;
- Definição de um modelo de integração dos sistemas de arquivo nos sistemas de informação dos organismos da Administração Pública;
O objetivo relativo à elaboração de recomendações para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos, foi considerada prioritária devido às conclusões obtidas a partir de dois inquéritos de sondagem dirigidos à Administração Pública, dos quais se concluiu que:- A gestão de documentos não é plenamente reconhecida como função organizacional;
- A debilidade do controlo arquivístico não é uma característica exclusiva do universo dos documentos eletrónicos;
- Por princípio, os documentos de arquivo eletrónicos não são considerados documentos principais;
- Não são reconhecidos requisitos específicos diferenciadores entre sistemas de informação e sistemas de arquivo;
- Não existe a preocupação de preservar, a longo prazo, o acesso aos documentos eletrónicos;
Para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos são disponibilizadas recomendações que se desenvolvem em três partes estruturantes:csARCH
O csARCH é uma plataforma de gestão de arquivos físicos que armazena toda a informação do ciclo de produção, facilita a integração de diversas ferramentas, e reaproveita toda a informação produzida nas várias fases do processo. As fases do processo englobam a recolha dos dados, a indexação, o acondicionamento, as consultas e a sua destruição.
A plataforma csARCH tem estrutura que permite vários cenários de utilização suportados por uma arquitetura forte, lógica e cost-effective que permite recolher mais valor da informação através de:
• Reduzido Esforço de Instalação e Manutenção;
• Elevada Robustez e Performance;
• Forte Capacidade de Integração;
• Implementação de Componentes de Portabilidade;
• Disponibilização de Módulo Off-Line.[16]
Este software está preparado para integrar ambientes complexos na gestão de arquivos e inventários, e recorre a tecnologia utilizada em mercados extremamente exigentes, como por exemplo a Aeronáutica e Espaço.
O csARCH está alinhado com os mais avançados conceitos de Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação resultante da parceria estabelecida com a ESEIG - Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão.
Este permite a gestão de arquivos vivos, aplicando regras de gestão aos arquivos de proximidade, e uma gestão unificada de arquivos físicos e digitais, assegurando os processos de autenticação, assinatura digital, garantia de fidelidade e integridade e controlo de alterações.[17]
MOREQ
A gestão de documentos de arquivo eletrónicos é complexa, exigindo a implementação correta de uma vasta gama de funções. Um sistema que satisfaça estas exigências – um SGAE[18] – requer software especializado. Esse software pode consistir num pacote especializado ou num determinado número de pacotes integrados; em todos os casos, serão necessários procedimentos manuais e políticas de gestão complementares. A natureza de um SGAE variará de organização para organização.
O Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrónicos (MoReq) foi elaborada com o propósito de ser aplicável a organizações do setor público e privado que pretendam adquirir um Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos (SGAE), ou que pretendam avaliar a sua capacidade.
Este modelo realça os requisitos funcionais e reconhece os atributos não funcionais para um bom funcionamento do sistema de informação. E tendo em conta essa abordagem de requisitos, o modelo deve ser totalmente genérico.
A especificação foi elaborada dando ênfase à funcionalidade, a sua intenção consistiu em desenvolver uma especificação que fosse útil na prática. Esta envolve a utilização de SGAE por parte de todo o pessoal que esteja envolvido na produção, receção e utilização de documentos de arquivo. A especificação do MoReq destina-se a ser usada por potenciais utilizadores e utilizadores de um SGAE, por organizações de formação, por instituições académicas, por fornecedores e criadores (programadores) de SGAE, por prestadores de serviços de gestão de documentos de arquivo e por potenciais utilizadores de serviços externos de gestão de documentos de arquivo.
Contudo também existem limitações da especificação, nomeadamente os requisitos incluídos que estiverem implementados devem resultar num sistema que deve gerir os documentos de arquivo eletrónicos com os níveis de confiança e integridade pretendidos, combinando as vantagens dos processos eletrónicos de trabalho com a teoria clássica de gestão de documentos de arquivo. E a especificação é deliberadamente centrada no utilizador, emprega sempre que possível o tipo de terminologia usada por quem trabalha com documentos de arquivo eletrónicos.[19]
csARCH vs MOREQ
Nesta fase irá ser feita uma comparação entre dois modelos csARCH e do MoReq, onde serão realçadas as suas caraterísticas e funcionalidades.
Para existir uma gestão documental eficiente, deve haver uma racionalização e automatização de processos de controlo de documentos, organização através de procedimentos de controlo e circulação, armazenamento, eliminação de documentos, garantia de produção e manutenção e respeitar a integridade e autenticidade da documentação. Para tal é necessária a certificação de todas as funcionalidades necessitadas, e nem sempre essas são do conhecimento das organizações e dos responsáveis por soluções informáticas.
- Conceitos essenciais
Os conceitos essenciais do MoReq consistem nas componentes básicas sobre as quais vão assentar todos os processos desenvolvidos. Se uma dessas componentes é retirada, todo o sistema poderá ficar comprometido. Estes conceitos necessários à compreensão da especificação são:- Documento e documento de arquivo
Como unidade básica da estrutura de um SGAE temos os documentos de arquivo, e estes são constituídos por:- Conteúdo - Presente num ou em mais documentos tradicionais e/ou eletrónicos que veiculam a mensagem do documento de arquivo (texto, imagens, tabelas, gráficos, som, vídeo, hipertexto);
- Estrutura - Informações armazenadas de forma a permitir aos futuros utilizadores compreenderem os documentos. É composta pelo formato e relações entre os elementos que compõem o documento de arquivo e que deve permanecer intacta);
- Contexto - O ambiente organizacional, funcional e tecnológico em que o documento de arquivo é produzido. Está descrito no próprio documento de arquivo ou num documento adicional, e pode incluir informação técnica (ambiente de hardware e software), informação sobre os dados e relações com outros documentos, e descrição do contexto administrativo;
- Apresentação - Depende de uma combinação dos conteúdos dos documentos de arquivo, da sua estrutura e (no caso dos documentos de arquivo eletrónicos) do software utilizado para a expor.
MoReq defende que um documento passa a ser de arquivo quando é integrado no sistema, e aí passa a ter existência formal para a organização. Um documento que ainda não tenha sido comunicado e validado no sistema é um documento, mas não de arquivo.Durante a integração do documento é feita a classificação dos documentos de arquivo, são associados à classe a que pertencem, e são atribuídos códigos em conformidade, permitindo ao SGAE geri-los. Um sistema de Gestão Documental deve suportar duas funcionalidades importantes, a possibilidade de diferenciação prática entre um documento e um documento de arquivo, definida pelo ato de capturar ou registar um documento, e a capacidade de atribuir meta-informação aos documentos de arquivo.[21]
- Dossiês e volumes eletrónicos
No MoReq um dossier é um conjunto de documentos de arquivo relacionados entre si, tratados como uma unidade lógica agregada, por se reportarem a uma mesma ação, a um assunto determinado, por serem tipologicamente idênticos. Pode equivaler a um processo (no caso de conter documentos relacionados em função de um caso ou ação) ou a uma coleção (no caso de conter documentos autónomos mas tipologicamente e funcionalmente equivalentes).Alguns exemplos de dossiers são processos de obras, onde se encontram memórias descritivas, plantas, fotografias, requerimentos, pareceres técnicos, ofícios, informações, requerimento, fichas de elementos estatísticos, etc.; ou uma coleção de faturas relativas a diferentes entidades organizadas cronologicamente.[22]
- Plano de classificação
Um plano de classificação é uma ferramenta estruturante do arquivo de uma organização. Uma gestão documental deve apoiar-se num sistema de classificação que permita a colocação virtual de documentos de acordo com os critérios do quadro de classificação. Os documentos de arquivo devem ser agregados em dossiês de forma estruturada, de forma a refletir funções e atividades da organização. Normalmente, este constitui uma hierarquia, embora possa conter um léxico de apoio e não ser hierárquico. O MoReq incide na perspectiva hierárquica.[23]- Classe
A especificação MoReq utiliza o conceito “classe” para descrever a parte de uma hierarquia de níveis. Podemos fazer a comparação de uma classe de uma hierarquia a um ramo de uma árvore, onde uma classe pode conter outras classes, tal como uma série contém sub-séries.Este termo como linha hierárquica pode ser eficazmente utilizado para representar níveis de permissão de acesso aos documentos contidos numa classe de um plano de classificação. Num SGAE determinadas linhas hierárquicas podem ser associadas a um serviço e/ou função, não evitando a necessidade de toda a organização aceder ao plano de classificação por completo.[24]
- Funções de utilizador
O MoReq identifica dois tipos de utilizador, o “Utilizador” que corresponde a qualquer pessoa com autorização, que elaboram, recebem, analisam e utilizam documentos de arquivo e que controlam o SGAE; e o “Administrador” que diz respeito ao responsável pela gestão de documentos de arquivo armazenados no SGAE e o próprio sistema. A maioria das organizações disporá de mais do que uma pessoa nestas funções; e muitas organizações definirão vários tipos de utilizador e mais que uma responsabilidade de administração do sistema.[25]- Comparação[26]
Após a descrição das funcionalidades do MoReq, é necessário verificar se o csARCH cumpre todas as funcionalidades propostas.Relativamente ao parâmetro de Documento e Documento de Arquivo, o csARCH não permite obter informações sobre o contexto e apresentação dos documento e não gere documentos que não são considerados documentos de arquivo, logo os requisitos do Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos (SGAE) também não são cumpridos como deviam. Contudo permite a captura de documentos de arquivo, sendo um ponto favorável.
Nos Dossiers e Volumes Eletrónicos, os requisitos são cumpridos pois permitem a gestão desse mesmo tipo de documentos.
No Plano de Classificação, o csARCH possibilita a identificação por códigos da unidade orgânica que produz a documentação, logo os requisitos são cumpridos.
No parâmetro da Classe, este modelo também consegue descrever classes com esta aplicação.
E relativamente às funções de utilizador, o csARCH também possibilita dois tipos de utilizadores, logo os requisitos são cumpridos.
DigitArq
A plataforma de software DIGITARQ foi desenvolvida pelo Arquivo Distrital do Porto, sob a administração da Direcção-Geral de Arquivos e o apoio da Universidade do Minho. Trata-se de uma plataforma livre e gratuita e os seus objetivos são: permitir a simplificação na utilização de uma aplicação de gestão de arquivos definitivos e dinamizar o mercado informático nesta área.[27]
A solução assenta em quatro normas internacionais fundamentais:
- ISAD(G) – International Standard Archival Description
- EAD – Encoded Archival Description
- ISAAR – International Standard Archival Authorities Records (Corporate, Persons, Families)
- EAC – Encoded Archival Context
A plataforma DIGITARQ está a ser distribuída em duas versões: versão monoposto e cliente-servidor. A versão monoposto destina-se a pequenos arquivos com poucos recursos e/ou requisitos em termos de produção, gestão e disseminação de informação. A versão cliente-servidor destina-se a arquivos de médio e grande porte e oferece um conjunto de funcionalidades avançadas como o trabalho colaborativo, gestão de utilizadores, avaliação de produtividade, publicação de informação na Web, entre outras. [28]Ambas as distribuições do DIGITARQ são compostas por módulos independentes que serão instalados consoante os requisitos do cliente.
No nosso caso o módulo que nos interessa é o Módulo de Descrição Arquivística pois implementa funcionalidades avançadas como gestão automática de identificadores, validação automática de descrições, gestão de espaço físico do arquivo, emissão de relatórios, importação/exportação de auxiliares de pesquisa para EAD, entre outras.[29]
Instalação DigitArq
Para a instalar o DigitArq é necessário fazer o download do software na página web[30]. Após o download deste software é necessário descompacta-lo e para instalar clica-se no ficheiro autorun.exe da pasta autorun. Ao clicar neste ficheiro instala-se as aplicações requeridas pelos passos demonstrados, reiniciando o computador após a instalação de cada uma. O grupo de trabalho tentou a instalação do software em três portáteis, mas sem sucesso.
Ilustração 1 - Erro instalação DigitArq
Perante estes erros, tentou-se a instalação num computador mais antigo, com sucesso. Foi possível elaborar a descrição arquivística do fundo, do sub-fundo e das séries com êxito. Apesar de a descrição arquivística ser possível efectuar, algumas funcionalidades do programa não foram possíveis realizar, apresentando o erro representado na Ilustração 2.
Ilustração 2 Erro DigitArq
O grupo ao longo da elaboração do trabalho não conseguiu perceber se o erro apresentado comprometeu a descrição arquivística.
Descrição Arquivística
Fundo
Zona da identificação
Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG (fundo)
Título
Arquivo da Associação de Estudantes da ESEIG
Datas
[1991-2007]
Nível de descrição
Fundo
Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão)
55 capas
Zona do contexto
Nome do produtor
Associação de Estudantes da Escola Superior e Estudos Industriais e de Gestão
História administrativa/bibliográfica/familiar
A escola superior de estudos industriais e de gestão – ESEIG – trata-se de uma instituição de ensino superior pertencente ao instituto politécnico do porto. A ESEIG foi fundada no ano de 1990 e criada pelo decreto-lei de 4 de Janeiro.
Primeiramente em 1991 a ESEIG encontrava-se dividida em dois núcleos autónomos: o núcleo de Vila do Conde e o núcleo da Póvoa de Varzim, cidades vizinhas. E em cada um destes núcleos possuía uma associação de estudantes.
No ano de 2001 deu-se a fusão dos dois núcleos num edifício criado de raiz localizado na fronteira entre os concelhos da Póvoa de Varzim e de Vila do Conde. As novas instalações estão dotadas de todas as infra-estruturas, espaços e equipamentos necessários ao bom funcionamento dos cursos já implementados, bem como ao de outros que virão a funcionar num futuro próximo, de forma a permitir a atualização e expansão da escola. A ESEIG possui atualmente 1.100 alunos e mais de 100 docentes.
História custodial e arquivística
A documentação, com a exceção da que se encontra no arquivo corrente, está armazenada em dois armários da escola superior de estudos industriais e de gestão, localizados na sala B204, em 55 capas e algumas folhas soltas. Esta documentação forma um arquivo definitivo, pois os documentos nele inserido já não possuem valor administrativo e os que devem ser conservados permanentemente possuem apenas valor probatório, informativo ou para fins de investigação.
O fundo da associação de estudantes está dividido em quatro sub-fundos: ESEIG-VC 1991-1998; ESEIG-VC 1999-2001; ESEIG-PV 1991-2001; ESEIG-VC 2002-2007. Depois da junção dos dois pólos, em 2001 a documentação foi armazenada na garagem da ESEIG em caixotes. No ano de 2004 foi transferida para a sala B204, sendo armazenada em dois armários.
Fonte imediata de aquisição ou transferência
Incorporação extraordinária.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Este fundo é composto por 55 capas que integram diversas tipologias documentais que dizem respeito à documentação produzida e recebida no âmbito do exercício das funções dos vários departamentos, tais como: atas, despachos, regulamentos, relatórios, correspondência, convites, publicações, estatutos, organização de atividades, entre outros. Este fundo está subdividido em 4 sub-fundos: ESEIG-VC 1991-1998; ESEIG-VC 1999-2001; ESEIG-PV 1991-2001; ESEIG-VC 2002-2007.
Avaliação, seleção e eliminação
Não existe nenhum tipo de avaliação, seleção e eliminação a nível do fundo. Contudo foi realizada a proposta a tabela de seleção para a avaliação e eliminação relativamente à documentação de todos os sub-fundos da associação de estudantes da escola superior de estudos industriais e de gestão. Esta foi elaborada pelos alunos do 3ºano da licenciatura em Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação no âmbito da unidade curricular Projeto de Arquivo.
Ingressos adicionais
Não se prevê ingressos adicionais.
Sistema de organização
A organização do fundo respeita o princípio da proveniência e da ordem original, e aquando da consulta da documentação por parte do grupo de trabalho verificamos que estava parcialmente ordenado cronologicamente, dividido em várias séries.
Zona das condições de acesso e de utilização
Condições de acesso
A documentação está apenas disponível para a AEESEIG, alguns docentes do curso de CTDI e os alunos do mesmo curso a quem lhes seja atribuído o projeto de organização do mesmo.
Condições de reprodução
A reprodução de documentos está sujeita a algumas restrições. Apenas mediante autorização superior é que os documentos podem ser reproduzidos.
Idioma/escrita
Português, inglês e espanhol.
Caraterísticas físicas e requisitos técnicos
A documentação encontra-se quase toda ela em boas condições, contudo as condições em que estão armazenadas não são as melhores, pelo que já se nota alguns sinais de deterioração em alguns materiais.
Instrumentos de descrição
Não existe nenhum tipo de instrumento de descrição para este fundo.
Zona da documentação associada
Existência e localização dos originais
Os documentos originais do sub-fundo AEESEIG-PV (1991-2001) encontram-se na Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão localizados na sala b204 em dois armários.
Existência e localização de cópias
Não aplicável.
Unidades de descrição relacionadas
Não aplicável.
Nota de publicação
Não aplicável.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona do controlo da descrição
Nota do arquivista
A descrição arquivística foi realizada pelos alunos do 3º ano da licenciatura em Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação (CTDI), no ano letivo de 2011/2012, no âmbito da disciplina de Projecto de Arquivo (PA), com base na ISAD (G) nas orientações para a descrição arquivística.
Regras ou convenções
- Conselho Internacional de Arquivos - ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística: adotada pelo Comité de Normas de Descrição. Trad. Grupo de trabalho para a normalização da descrição em arquivo. 2ª ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, 2002.
- Direção Geral de Arquivos. Programa de Normalização da Descrição em Arquivo; grupo de trabalho de normalização da descrição em arquivo – Orientações para a Descrição Arquivística. 2.ª v. Lisboa: DGARQ, 2007.
Data da descriçãoA data de descrição é 28-05-2012.
Sub-Fundo
Zona da identificação
Código de referência
PT/ESEIG/AEESEIG-PV
Título
Associação de Estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão – pólo Póvoa de Varzim
Datas
[1991-2001]
Nível de descrição
Sub-fundo
Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão)
Documentos de arquivo 15 capas, 1480 documentos
Zona do contexto
Nome do produtor
Associação de Estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão – pólo Póvoa de Varzim
História custodial e arquivística
ESEIG - PV (sub-fundo referente à associação de estudantes de Póvoa de Varzim entre os anos 1991-2001, com os estatutos de 1991) – arquivo definitivo.
Fonte imediata de aquisição ou transferência
Incorporação extraordinária.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
O sub-fundo da AEESEIG-PV, distingue-se por ser um fundo histórico visto que esta associação foi extinta depois da junção dos 2 pólos da ESEIG em 2001, logo está num período de inatividade. Este sub-fundo apresenta documentação referente a todas as atividades e departamentos pertencentes da AEESEIG-PV durante os seus anos de funcionamento (atas, faturas, recibos, etc).
Sistema de organização
Documentação distribuída por 8 seções, 20 séries.
Zona das condições de acesso e de utilização
Condições de acesso
Documentação existente na sala B204 da ESEIG, e acesso permitido perante autorização de docentes.
Instrumentos de descrição
Inventário
Zona do controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Data da descrição
02-06-2012
Séries
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG/0A-01 (série)
Título
Regulamentos
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
42 Documentos em suporte papel
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por vários estatutos e regulamentos que dizem respeito à AEESEIG-PV
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0A-02 (série)
Título
Legislação
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
19 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por vários Diários da República relevantes para a AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0A-03 (série)
Título
Relatórios de Atividades
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
38 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por vários relatórios de actividades respeitantes à gestão e administração da AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está organizada numa colecção, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0A-04 (série)
Título
Correspondência recebida
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
133 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta pela documentação recebida pela AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificação
Código de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0A-05 (série)
Título
Correspondência enviada
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
142 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta pela documentação enviada pela AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0B-01 (série)
Título
Atas
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
74 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por atas de reuniões produzidas pela AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0B-05 (série)
Título
Avisos, Convocatórias e Ofícios
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
60 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por avisos, convocatórias e ofícios recebidos e produzidos pela AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0C-01 (série)
Título
Processos de Despesas
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
594 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por documentos relativos a processos de despesas da AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0A-02 (série)
Título
Processos de Serviços Bancários
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
20 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta pela documentação relativa a processos de serviços bancários da AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0C-03 (série)
Título
Relatórios de contas
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
6 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por relatórios de contas da AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0C-04 (série)
Título
Processos de Receitas
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
2 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por documentação comprovante de processos de receitas da AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0D-01 (série)
Título
Atividades recreativas / culturais
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
144 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta pela documentação relativa à realização e promoção de atividades recreativas e culturais em envolvem a AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0E-01 (série)
Título
Promoção e divulgação de eventos desportivos
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
25 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por documentos de promoção e divulgação de eventos desportivos em que a AEESEIG-PV se envolveu.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0E-02 (série)
Título
Formulários e Classificações de Jogos
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
7 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por formulários e classificações de jogos em que a AEESEIG-PV se envolveu.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0F-01 (série)
Título
Regulamentação de concursos / cursos
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
18 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por documentos que regulamentam concursos públicos e os cursos da ESEIG, que se encontram na posse da AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0G-01 (série)
Título
Promoção e Divulgação
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
97 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta pela documentação relativa a promoção e divulgação de eventos, programas diversos.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0G-01 (série)
Título
Divulgação de saídas profissionais
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
7 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por anúncios de ofertas de emprego na posse da AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0G-02 (série)
Título
Contactos com empresas
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
15 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por documentos relativos a contactos com empresas e a AEESEIG-PV.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0H-01 (série)
Título
Dinamização de atividades
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
26 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por documentos relativos à dinamização de atividades em que a AEESEIG-PV esteve envolvida.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Zona da identificaçãoCódigo de referência
PT/IPP/ESEIG/AEESEIG /0H-02 (série)
Título
Relatórios de atividades
Datas
1991-2001
Nível de descrição
Série
Dimensão e suporte
2 Documentos em suporte papel.
Zona do conteúdo e da estrutura
Âmbito e conteúdo
Esta série é composta por relatórios de actividades académicas e praxistas que a AEESEIG-PV esteve envolvida.
Organização e ordenação
A documentação está distribuída por várias capas, ordenada cronologicamente.
Zona das notas
Notas
Não aplicável.
Zona de controlo da descrição
Nota do arquivista
Descrição arquivística realizada pelo Grupo 3 (Alexandra Ferreira, Ana Moça e Jorge Andrade)
Enquadramento Teórico - Instrumentos de Acesso
Após todo o processo que envolveu a descrição arquivística dos documentos torna-se então necessário disponibilizá-los aos utilizadores através de instrumentos de acesso, estes devem permitir uma pesquisa com rigor da informação contida nos documentos.
Entre diversos instrumentos de acesso é necessário averiguar qual será o mais adequado, tendo em conta a sua utilização, à unidade arquivística em estudo. Esse processo é realizado através de uma análise onde são abordados quatro parâmetros, o âmbito que o documento é utilizado, a estrutura interna das unidades arquivísticas presentes no conteúdo informacional, o ponto de acesso à informação como meio de ordenação de descrições e a finalidade dos documentos.
Dentro destes instrumentos podemos enumerar os inventários, índices, catálogos, que podem ser em suporte eletrónico, listas provisórias da documentação ou guias de fundos. Mas desses existem quatro que podemos realçar como mais importantes os inventários, guias, índices e catálogos.
Os inventários são dos instrumentos mais antigos, com uma estrutura em forma de lista da numeração dos documentos, revelando uma pesquisa simples e rápida com a identificação e localização do documento. Os guias de fundos costumam ser o instrumento de pesquisa que um arquivo opta por produzir primeiro, estes contêm toda a estrutura do acervo e todas as informações práticas e específicas do mesmo para servirem de orientação para os utilizadores. Os índices têm semelhanças aos inventários, todavia listam em ordem cronológica com termos de entrada ou conceitos, que atualmente denominamos de pontos de acesso, um breve resumo do conteúdo informacional dos documentos e, por fim, um elemento de localização. Os catálogos responsabilizam-se sobretudo pela localização específica de acervos, dando seguimento à descrição da série que foi realizada com o inventário.[31]
Instrumentos de Acesso no Arquivo da ESEIG-PV (1991-2001)
Depois da reflexão e análise sobre qual o instrumento de acesso adequado ao nosso projeto, optamos pelo inventário pois este além de ser um instrumento simples, ter uma longa duração e permitir o total acesso aos documentos do aquivo, apoia-se no plano de classificação aplicado ao sub-fundo pelo grupo.
O inventário do sub-fundo da ESEIG-PV apresenta-se sob a forma de uma lista, onde descreve as respetivas séries, o volume dos documentos, as atividades de cada titular, as datas limite e os critérios de classificação e de ordenação. Na realização deste instrumento o grupo utilizou a ferramenta DigitArq.[32]
Conclusão
A segunda parte deste trabalho prático consistiu e baseou-se fundamentalmente, em primeiro lugar, por fazer o enquadramento teórico da descrição arquivística, passando pelo fundo, sub-fundo e pelas séries.
Com intuito de saber quais as vantagens e desvantagens das Aplicações de Arquivo foi realizado pelo grupo, um levantamento de várias aplicações e consequentemente foi efectuado o registo das características.
Devido a problemas técnicos, nesta fase, o procedimento que demorou e nos proporcionou mais dificuldades foi a instalação da DigitArq, tendo desta forma que recorrer a várias medidas para vermos este procedimento realizado.
Relativamente à descrição arquivística, ocorreu sem problemas apesar de ter sido um procedimento demorado.
Concluímos esta fase com o enquadramento teórico dos instrumentos de acesso.
[1] ISAD (G) Norma geral internacional de descrição arquivística. pag.19
[2] Direcção Geral de Arquivos. Orientações para a descrição arquivística. 2.ª v. Lisboa: DGARQ, 2007. pag. 20
[3] ISAD (G) Norma geral internacional de descrição arquivística. Adaptada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo: Suécia, 19-22 de Setembro de 1999. Segunda Edição. Lisboa: IAN/TT, 2002
[4] ISAD (G) Norma geral internacional de descrição arquivística. Adaptada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo: Suécia, 19-22 de Setembro de 1999. Segunda Edição. Lisboa: IAN/TT, 2002
[5] Idem
[6] Idem
[7] Idem
[8] Idem
[9] Idem
[10]INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de Gestão de Arquivos. Lisboa: IAN/TT, pag.20, 2006.
[11] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de Gestão de Arquivos. Lisboa: IAN/TT, pag.24, 2006.
[12] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de Gestão de Arquivos. Lisboa: IAN/TT, pag.29, 2006.
[13] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de Gestão de Arquivos. Lisboa: IAN/TT, pag.41, 2006.
[14] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas electrónicos de Gestão de Arquivos. Lisboa: IAN/TT, pag.43, 2006.
[15] Programa SIADE [Em Linha], [Consult. 8 Jun. 2012] Disponível em www:URL:< http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno1.pdf>
[16] csARCH [Em linha]. [Consultado 7 de Jun. 2012] Disponível na WWW <URL: http://www.criticalsoftware.com.br/products_services/csarch/>
[17]Gestão de Arquivos Físicos: csARCH [Em linha]. [Consult. 7 Jun. 2012] Disponível na Internet <URL:
http://69.89.31.227/~sitesvar/cswro/files/flyers/csarch_pt.pdf>
[18] SGAE - Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos
[19] Programa SIADE [Em Linha], [Consult. 8 Jun. 2012] Disponível em www:URL:< http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno2.pdf>
[20] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas de electrónico de sistemas de gestão de arquivos. Lisboa: IAN/TT, 2006.
[21] Idem
[22] Idem
[23] Idem
[24] INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Guia para a elaboração de cadernos de encargos e avaliação de software de sistemas de eletrónico de sistemas de gestão de arquivos. Lisboa: IAN/TT, 2006.
[25] Idem
[26] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Moreq: modelo de requisitos para a gestão de arquivos electrónicos. [Em linha]. Lisboa: IAN/TT, 2002. [Consult. 9 Jun 2012]. Disponível em WWW: <URL: http://www.iantt.pt>
[27] Digitarq [Em linha] [Consult. em 10 Jun. 2012]. Disponível em www: <http://digitarq.pt/>
[28] FERROS, Luís Miguel – DIGITARQ Cliente-Servidor, Manual de instalação. Braga: Keep Solutions, pag.5, 2009.
[29] FERROS, Luís Miguel – DIGITARQ Cliente-Servidor, Manual de instalação. Braga: Keep Solutions, pag.6, 2009.
[30] DigitArq [Em linha] [Consul. Em 2 Junho. 2012]. Disponível em WWW:< http://digitarq.pt/>
[31] pa1011-g3 - Instrumentos de Acesso [Em Linha], [Consult. 10 Jun. 2012] Disponível em WWW: URL:<http://pa1011-g3.wikispaces.com/Instrumentos+de+Acesso>
[32] pa1011-g3 - Instrumentos de Acesso [Em Linha], [Consult. 10 Jun. 2012] Disponível em WWW: URL:<http://pa1011-g3.wikispaces.com/Instrumentos+de+Acesso>